10 червня 2026 року в Україні має завершитися п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб, що потрібно для електронного обліку трудової діяльності та спрощення призначення пенсій. Це нововведення викликало досить широкий резонанс серед українців, і в тому числі серед мешканців Чугуївської громади.
На актуальні питання громадян відповідає начальник відділу обслуговування громадян №19 (сервісного центру) Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області Валентина Булгакова.
– Яким законом України внесено зміни до обліку трудової діяльності зайнятих осіб?
– Законодавчо питання переходу на облік трудової діяльності працівника в електронній формі було врегульовано Законом України № 1217-ІХ від 5 лютого 2021 року, який вступив в дію 10 червня 2021 року. Цим Законом внесені зміни до Кодексу законів про працю України, Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття», Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» тощо.
– Що означає оцифрування трудової книжки?
– Це означає, що документ сканується в кольоровому вигляді та всі записи заносяться в реєстр застрахованих осіб.
– Хто має право подавати документи на оцифрування?
– Це може зробити роботодавець за свого працівника, заявник особисто через власний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України або спеціаліст в територіальному органі Пенсійного фонду України, за бажанням заявника.
– Які документи разом з трудовою книжкою можна оцифрувати?
– Перш за все, всі документи необхідно сканувати тільки з оригіналів.
Це:
- трудова книжка або документ про стаж (довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання, інші документи, які містять відомості про періоди роботи);
- військовий квиток (довідки військових комісаріатів, військових частин і установ Мінінфраструктури, СБУ, Служби Зовнішньої розвідки, ДПС, Управління державної охорони, Держспецзв’язку, Держприкордонслужби, Державної кримінально-виконавчої служби, ДСНС);
- диплом (свідоцтво, атестат) про денну форму навчання (посвідчення, свідоцтво, а також довідки та інші документи, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання) з оцінками за період навчання до 1 січня 2004 року;
- довідки з податкової про облік як суб’єкта підприємницької діяльності (свідоцтво про державну реєстрацію ФОП, або опис документів, що надаються фізичною особою державному реєстратору для проведення реєстраційної дії «Державна реєстрація припинення підприємницької діяльності ФОП за її рішенням);
- довідка про зміну назви організації;
- довідки про атестацію робочих місць (у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу);
- уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників. У довідці має бути вказано: періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, куди включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка (повідомлення про атестацію робочих місць);
- документи про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсії за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінетів Міністрів України від 12 серпня 1993 №637 Про затвердження Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».
– Як можна дізнатися результати оцифрування документів?
– На сьогодні, через велику кількість звернень, опрацювання прийнятих документів триває від 2-х до 3-х місяців. Необхідну інформацію можливо побачити в особистому кабінеті на вебпорталі фонду. Якщо звернення має статус «Виконано», можна за допомогою цифрового підпису сформувати витяг з реєстру застрахованих осіб або витяг електронної трудової книжки. Якщо статус «Відхилено» чи «Скасоване виконання», необхідно перевірити причину відхилення/скасування, виправити допущені помилки та сформувати нове звернення на оцифрування документів.
Основні причини відмови в опрацюванні звернень на оцифрування відомостей трудової діяльності – це не в повному обсязі відскановані сторінки документів, їх чорно-білий варіант сканування копії документа, в заповненні документів допущені логічні помилки в датах.
– Також мешканців цікавить питання, що буде якщо не встигнути до 10 червня 2026 року оцифрувати трудову книжку та інші документи?
– Цей термін є умовним. Подати документи можливо буде будь-коли, в тому числі при подачі заяви на призначення пенсії.
Хочу також нагадати мешканцям громади, що при зверненні до територіального органу ПФУ необхідно при собі мати оригінал паспорта (витягу про прописку для пластикового паспорта ГО) та ідентифікаційний код.