У період дії воєнного стану на території України відносини між роботодавцем та працівником регулюються Кодексом законів про працю України та Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136). Саме в останньому і визначено спеціальні правила, які можуть бути застосовані у цей період.
Зміна істотних умов праці під час війни
Розмір заробітної плати, місце роботи, строк дії договору, обов’язки працівника, умови оплати праці, режим роботи, тривалість робочого часу, відпустки є істотними умовами праці.
Без попередження працівника жодні зміни не повинні відбуватися. До початку повномасштабного вторгнення роботодавець, відповідно до ч. 3 ст. 32 та ст. 103 КЗпП, мав попередити працівників про зміну істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці. Але у період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці має відбуватись до набрання ними чинності (ч. 2 ст. 3 Закону №2136). Роботодавець не має тимчасово обов’язку попередити працівників про зміну істотних умов праці за певний час, достатньо це зробити до моменту набрання чинності нових умов.
Відтак, необхідна фіксація двох фактів:
- дата запровадження нових правил;
- підтвердження повідомлення працівника про зміну правил до дати, зазначеної вище.
Належного попередження про зміни умов праці навіть за день, годину до введення таких правил цілком буде достатньо для роботодавця.
Оскільки відсутній суттєвий проміжок часу між попередженням та змінами в умовах праці, які запроваджуються роботодавцем, постає питання підтвердження факту вчасного повідомлення про запровадження нових правил. Особистого повідомлення працівника під підпис буде достатньо. Якщо працівник відмовляється ознайомлюватися з повідомленням, потрібно скласти акт про відмову від підпису, який надалі можна буде використовувати як доказ в суді.
Працівник може відмовитися продовжувати працювати у зв’язку зі зміною істотних умов праці на підставі п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП навіть в період воєнного стану. В такому випадку роботодавець має виплатити йому вихідну допомогу.
Порядок ведення документообігу під час війни
Стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» дозволяє роботодавцям у період дії воєнного стану встановлювати свій порядок ведення документообігу на підприємстві. Єдина вимога – забезпечити достовірність.
Це означає, що роботодавець і працівник можуть домовитись про правила обміну документами та повідомленнями, які стосуються роботи на час дії воєнного стану (обидві сторони мають висловити на це згоду). На практиці багато документів направляються у вигляді сканів/фотографій через електронну пошту та різні доступні месенджери. Головне, щоб обом сторонам такий варіант комунікації підходив.
Звісно, сторони мають також попіклуватись про збереження у себе доказів. На практиці це виявляється у збереженні архівів (фото) листування у месенджерах, збереженні відео онлайн-зустрічей. Найнадійніший спосіб – обмін листами, що може бути підтверджено.
Для більшості громадян України доступний сервіс електронних цифрових підписів (зокрема, через «Дію»), тому цілком доречно, за відсутності можливості оформлення документів у паперовій формі, використовувати електронну форму із накладенням електронного цифрового підпису.
Безпечним для обох сторін буде обмін відповідними повідомленнями у робочий час. Про це прямо не зазначено у законодавстві, але оскільки не всі засоби комунікації дозволяють відстежити момент отримання повідомлення (а цілком ймовірна розбіжність між часом відправлення та доставлення повідомлення), варто закладати час на його отримання/опрацювання.
Також, якщо визначились, що у роботі підприємства використовується класичне паперове ведення документообігу, то наперед потрібно узгодити такі моменти: які засоби комунікації вважатимуться авторизованими (як зі сторони працівника, так і роботодавця), які номери телефону/адреси слід вважати погодженими. Це дозволить уникнути зловживань з обох сторін. Наприклад, коли повідомлення направляється в месенджер, до якого сторона не має доступу.